Organiser un séminaire dans le désert d'Agafay : le guide complet

Pourquoi le désert à sa place dans un programme de séminaire

La plupart des séminaires d'entreprise à Marrakech ont la même forme : deux ou trois jours de sessions dans un hôtel ou un riad, un dîner d'accueil, une soirée libre, et une soirée censée être le point fort. Le désert d'Agafay est l'endroit où cette soirée a lieu. À quarante minutes au sud de la ville, le plateau de pierre offre ce qu'aucune terrasse d'hôtel ne peut donner : un horizon entier, un ciel noir et la certitude qu'aucune autre entreprise n'est sur le site.

Chez The Long Table Marrakech, le site est privatisé pour une seule entreprise par soirée, pour des groupes de 30 à 300 participants. Ce guide répond aux questions que posent les organisateurs avant de réserver : comment la soirée s'insère dans l'agenda, ce que le groupe fait réellement, comment se déroulent discours et remises de prix, quels mois choisir et comment la proposition est construite.

La place de la soirée dans le programme

Les sessions de travail restent à Marrakech. Le désert reçoit la soirée, ou un long déjeuner entre deux sessions. Dans les faits, la plupart des groupes réservent le désert pour la soirée de clôture : les sessions du dernier jour se terminent en milieu d'après-midi, les véhicules prennent le groupe à l'hôtel environ quatre-vingt-dix minutes avant le coucher du soleil, et le séminaire se termine sur le plateau plutôt que dans une salle de réunion.

Deux autres placements fonctionnent bien. Le premier soir, comme accueil qui donne le ton avant le travail. Ou la soirée du milieu d'un séminaire de trois jours, comme respiration volontaire dans l'agenda, le moment où le groupe cesse de se présenter des slides et commence à se parler.

Le déroulé, moment par moment

• Fin des sessions : les transferts privés quittent l'hôtel ou le riad du séminaire. Les quarante minutes de route font la transition entre la ville et le plateau.
• Heure dorée : boissons d'accueil face à l'Atlas. Les dromadaires attendent ceux qui veulent la balade au couchant.
• Coucher du soleil : poterie avec des artisans locaux, ou marche dans le désert de pierre pendant que la lumière change.
• Tombée de la nuit : la longue table. Mezze, méchoui entier découpé devant le groupe, pastilla, desserts. Discours et récompenses prennent place là où l'organisateur le souhaite.
• Après le dîner : musique Gnaoua en live autour du feu, puis le ciel. Le plateau est assez sombre pour voir la Voie lactée.
• Fin de soirée : les mêmes véhicules ramènent le groupe à l'hôtel.

Un team building sans jeux imposés

Les organisateurs demandent souvent du team building et redoutent ce que cela veut dire d'habitude. Sur le plateau, les activités sont celles que le lieu offre naturellement : une caravane de dromadaires au couchant, la poterie avec des artisans locaux, une marche dans le désert de pierre, un méchoui entier partagé à la même table, les étoiles avec le feu dans le dos. Personne ne construit de radeau. L'équipe passe la soirée ensemble dans un endroit qui fait le travail, et les conversations se font toutes seules.

Discours, remises de prix et annonces

Parce que le site reçoit une seule entreprise par soirée, il convient aux moments vers lesquels un séminaire converge : une prise de parole de la direction, une remise de prix commerciale, une reconnaissance d'équipe, une annonce qui doit rester interne. Ces moments sont inscrits dans le déroulé avec l'organisateur, en général entre le plat et le dessert ou au début du dîner. L'habillage aux couleurs de l'entreprise et un menu sur mesure sont possibles.

Tailles de groupe : de 30 à 300

Le site d'Agafay reçoit des groupes de séminaire de 30 à 300 participants autour de la longue table. Pour les comités de direction et conseils de moins de 40 personnes, la page séminaires décrit le format plus intime. Les groupes plus importants sont traités sur demande.

Quels mois choisir

D'octobre à mai, c'est la saison idéale pour une entreprise européenne : journées douces, soirées dégagées sur le plateau, et le contraste avec l'hiver du Nord. Les nuits du désert fraîchissent après la tombée du jour de novembre à février, des feux et des installations chaudes font donc partie du dispositif. De juin à septembre, les horaires s'adaptent à la chaleur, avec un début plus tardif.

Comment la proposition est construite

La soirée est tout inclus et composée par groupe : transferts privés aller-retour pour chaque participant, boissons d'accueil, activités, dîner complet, boissons composées pour la soirée, musique live, observation des étoiles et équipe d'accueil dans une seule proposition, calibrée selon l'effectif et la date. Rien n'est ajouté ensuite. Les organisateurs reçoivent une proposition sur mesure sous 24 heures.

Travailler avec les agences et les DMC

The Long Table travaille directement avec les directions des ressources humaines, les assistantes de direction et les organisateurs internes, ainsi qu'avec les agences et les DMC qui construisent des programmes à Marrakech. Une commission partenaire est prévue. Un seul interlocuteur gère transferts, menu, déroulé et accueil : l'organisateur ne coordonne rien sur place.

Avant de réserver : cinq questions à régler

1. Quelle soirée du séminaire est la soirée désert, et l'agenda se termine-t-il assez tôt ce jour-là ?
2. Combien de participants, et des conjoints ou des clients se joignent-ils à la soirée ?
3. Y a-t-il des discours, des prix ou des annonces, et qui les porte ?
4. Régimes alimentaires et boissons : quelles préférences pour la soirée ?
5. Où loge le groupe, pour caler les transferts sur l'heure dorée ?

Avec ces cinq réponses, la proposition se construit en une journée. La soirée est décrite en détail sur la page séminaire dans le désert d'Agafay, et l'ensemble des formats de groupe sur le hub événements privés à Agafay.